Column: Online training en overleg: Hoe doe je dat?

Videobellen zal een belangrijk onderdeel blijven van werk en leren, ook als de coronamaatregelen stap voor stap worden verminderd. Gelukkig kun je ook online zorgen voor verbinding en contact. Je kunt teamleden activeren en deelnemers betrekken. Hoe? Dat lees je in dit artikel.

Je zit klaar voor de training. Een voor een melden de deelnemers zich in de wachtkamer. Als je iedereen virtueel binnenlaat, zie je 8 zwarte schermpjes: bijna niemand gebruikt z’n camera. Zouden ze er wel zijn? Je zegt hallo en wacht even. Stilte. Dit gaat een lange trainingsdag worden…

Herkenbaar? Online meetings zijn wennen. Misschien heb je een spookbeeld van een slepende bijeenkomst waarbij niemand reageert. Of juist complete chaos waardoor niemand goed te verstaand is. Gelukkig kun je als trainer, voorzitter of facilitator heel veel doen om zo’n online bijeenkomst juist effectief en betrokken te maken. Door een paar slimme trucs én door goed gebruik van werkvormen. De meeste mensen die deelnemen wíllen immers heus wel mee doen. Maar daarvoor moet je ze wel op een goede manier benaderen. In dit artikel vind je praktische tips en werkvormen om je eigen online meeting direct mee te verbeteren.

Betrek je publiek
Het goede nieuws is: mensen willen doorgaans best mee doen. We halen meer voldoening uit actief betrokken zijn, dan passief iets volgen. De belangrijke les voor jou is dat je mensen ook echt actief moet betrekken. Maak het zo makkelijk mogelijk om actief mee te doen (zonder kinderachtig te worden natuurlijk).

Stel je eens een lezing voor. Aan het einde zegt de spreker ‘zijn er nog vragen?’ Dan is de drempel om jouw vraag te stellen vrij groot. Het kan ook anders. De spreker geeft het publiek de opdracht om met de buurman te delen welke vragen ze hebben. Vervolgens kiest elk duo hun belangrijkste vraag en schrijft die op een post-it. De spreker kiest vervolgens willekeurig een paar post-its om te bespreken. Die laatste aanpak is veel toegankelijker voor de deelnemers. Je hoeft niet à la minute een goede vraag te bedenken, je mag er eventjes over nadenken met je buur. En je hoeft niet in een grote zaal op te staan, maar je mag het opschrijven. Datzelfde principe kun je ook online toepassen, bijvoorbeeld met de volgende werkvorm voor de opening van een meeting.

Werkvorm: verwachtingen peilen
Bij de start van je bijeenkomst kun je kort uitleggen wat de doelstellingen zijn. Vervolgens ben je waarschijnlijk benieuwd wat mensen hopen en verwachten. Met de volgende werkvorm kun je dat op een activerende manier bespreken.

1. Stel een duidelijke vraag aan de groep. Bijvoorbeeld: we zijn hier dus voor de vergadering over X of de training over Y. Wat hoop je aan het eind van deze bijeenkomst geleerd of bereikt te hebben? Dit is meteen een mooie, oplossingsgerichte vraag waarmee je mensen eigenaar maakt van hun eigen leerproces.
2. Geef mensen even de tijd om hierover na te denken. Als je met een programma werkt waarbij je breakout rooms kunt instellen, dan kun je deelnemers ook in kleine groepjes hun gedachtes laten delen.
3. Geef aan dat iedereen op de chat hun hoop of verwachting in een zin kan delen met de groep. Zo kan iedereen antwoorden zonder dat het een traag rondje wordt. Als je wilt stimuleren dat iedereen eerst schrijft en dan pas leest, kun je zelfs afspreken dat iedereen al wél zijn antwoord typt, maar pas op ‘verzenden’ drukt als jij het signaal geeft (mooie tip van Arie Speksnijder).
4. Vervolgens neem je met de groep de tijd om de verwachtingen te lezen.

Het fijne van zo’n aanpak met de chatfunctie, is dat je het laagdrempelig maakt voor deelnemers om hun bijdrage te geven. Bovendien heb je iedereen direct aan het begin al geactiveerd.

Hou het leuk: zorg voor afwisseling
Geef je langere trainingen waarbij niet alleen interactie en oefenen een rol speelt, maar ook kennisoverdracht? Of heb je elke week een lange vergadering die kan verzanden in ellenlange monologen? Denk dan eens na over hoe je voor meer afwisseling kunt zorgen. Een paar suggesties:

• Eenrichtingsverkeer? Doe het asynchroon. Soms is kennisoverdracht vooral een monoloog: één persoon spreekt, de rest luistert. Dan kun je eenvoudig de monoloog opnemen, zodat alle deelnemers dat op een zelfgekozen moment kunnen bekijken. De gezamenlijke online meeting duurt dan korter en bestaat uit veel meer interactie. Ben je bang dat mensen de opname niet bekijken? Denk na over hoe je die opname interessanter kunt maken. Een plenaire online lezing is zelden de oplossing. Mensen kunnen immers ook andere dingen doen terwijl jij online je verhaal vertelt.
• Samenwerken? Maak gebruik van het whiteboard. Wil je mensen actief laten mee doen? Je kunt natuurlijk de chat gebruiken. Maar als de groep niet te groot is, kun je ook samenwerken op een gedeeld whiteboard. Dat kan binnen een programma als Zoom, maar ook met een extra online tool zoals Miro of Mural. Iedereen kan dan samen tekenen en schrijven op het gedeelde scherm. Maak duidelijk wat de bedoeling is en laat iedereen aan de slag gaan. Het gedeelde whiteboard werkt ook goed voor een discussie: alle argumenten kunnen dan centraal worden bijgehouden, zodat alle deelnemers zien wat er al gezegd is.
• Iedereen aan het woord laten? Maak subgroepen. In een deel van de videoprogramma’s heb je een optie voor breakout rooms. Dat is ideaal voor de afwisseling. In kleine groepjes laat je deelnemers een vraag of opdracht bespreken. Dat kan natuurlijk ook asynchroon: laat mensen ter voorbereiding op de gezamenlijke meeting in kleine groepjes een opdracht doen.

Tot slot
Online bijeenkomsten zijn duidelijk anders, maar kunnen ook leuk en waardevol zijn. Een belangrijk advies daarbij is om te zorgen voor een structuur die mensen stimuleert om actief mee te doen. Dat betekent niet dat je het hele programma moet dichttimmeren. Het betekent wel dat je zoekt naar werkvormen die de deelnemers betrekken. Net zoals je in een offline bijeenkomst ook werkvormen kiest om de groep te stimuleren. Een laatste advies: oefen! Probeer de technische snufjes uit, doe ervaring op bij collega’s en experimenteer met werkvormen. Veel online werkplezier!


Meer weten
Dit artikel is gebaseerd op het boek Werkvormen voor online overleg en training (PPN, 2020). Hierin vind je 61 werkvormen en veel praktische tips voor een effectief, leuk en interactiev online training of overleg. 


Matthijs Steeneveld is positief organisatiepsycholoog en werkt als trainer, adviseur, spreker en auteur. Hij begeleidt organisatieverandering, traint medewerkers en teams en leidt professionals op om te werken met positieve psychologie. Dit jaar verscheen ook zijn boek Appreciative Inquiry: Waarderende werkvormen voor trainers, teamcoaches en veranderaars. www.msteeneveld.nl