Do's & don'ts voor videovergaderen

Nu we massaal thuiswerken door het coronavirus, zijn conferencecalls aan de orde van de (werk)dag. Dat is voor sommige collega’s even wennen. Wij hebben de belangrijkste do’s en don’ts verzameld.

Elke vergadering heeft andere regels, maar er bestaat een zekere basisetiquette die iedereen moet volgen om een soepele online meeting te realiseren. De volgende punten zijn inherent aan deze etiquette:

• introduceer iedereen die deelneemt aan de vergadering, en geef iedereen een kans om er iets aan bij te dragen,
• als anderen iets presenteren, staar je niet naar je telefoon,
• onderbreek niemand (en vermijd het om tegelijkertijd te praten),
• je werkt niet aan andere klusjes (zoals het lezen van e-mails) tijdens een online vergadering,
• zorg ervoor dat je telefoon op stil staat en alle notificaties uitstaan,
• zorg ervoor dat alle deelnemers in een rustige omgeving zitten, zonder onnodige afleidingen.

Samenvattend: gedraag je gewoon fatsoenlijk zoals je dat ergens anders ook zou doen. Mensen willen gezien, gehoord en gerespecteerd worden, ook tijdens een online meeting. Zorg er in grote groepen voor dat iedereen ongeveer evenveel aan de beurt komt, wijs iemand aan om sturing te geven aan het gesprek en ga vooral respectvol met elkaar om.

Negen tips

1. Laat je gezicht zien - Door je camera aan te zetten, krijg je vanzelf meer vertrouwen en kom je over alsof je betrokken bent. Het is veel makkelijker om naar een gesprek te luisteren en door te krijgen wanneer het jouw beurt is, als je visuele cues hebt.
2. Twee oren en een mond - De meeste laptops hebben een ingebouwde microfoon en een speaker. Wil je echter gehoord worden én je team goed kunnen horen, investeer dan in een goede headset met microfoon. Bijkomend voordeel is dat je minder last hebt van achtergrondgeluiden. Demp de microfoon als je niet aan het woord bent.
3. Je kunt nog steeds een whiteboard gebruiken - Normaal gesproken zou je zeggen dat de beste communicatie face-to-face rondom een whiteboard plaatsvindt. Veel samenwerkingstools hebben tegenwoordig ook een ingebouwd whiteboard, zodat je virtueel face-to-face rondom een whiteboard kan zitten.
4. Ga naar koffieautomaat - Door op aparte locaties te werken, is er niet meer de mogelijkheid om toevallig iemand tegen te komen en een gesprek aan te kaarten. Maak een apart kanaal aan in jullie chat-tool, zoals Slack of Teams, voor ‘koffieautomaatbabbel’. Voor willekeurige gespreksonderwerpen, leuke gifjes, interessante websites, enzovoort. De boog kan niet altijd gespannen staan, dus ook hier moet ruimte voor zijn. Let op: doe dit met mate, want voor je het weet zit je om de minuut naar een lollig plaatje te kijken.
5. Word een expert in de tools die jullie gebruiken - Veel tools zijn makkelijk om te gebruiken, maar het zal je verbazen hoeveel mensen nog moeite hebben met bijvoorbeeld het delen van hun beeldscherm. Maak als team wat tijd vrij om ervoor te zorgen dat iedereen de tools goed kan gebruiken. En zorg ervoor dat minstens één collega een ‘power user’ annex expert is, die alle verborgen features en integraties uitpluist, en andere collega’s uit de brand helpt.
6. Werk transparant - Er bestaan bijna altijd twijfels over wat collega’s aan het uitspoken zijn als een team virtueel werkt, en dat kan gemakkelijk uitmonden in een cultuur van wantrouwen. Gelukkig helpt transparantie hierbij. Zorg ervoor dat de status van een project of van specifieke werkzaamheden up-to-date zijn, zodat iedereen weet waar ze aan toe zijn en hoe ver alle collega’s gevorderd zijn.
7. Word geen kluizenaar - Mensen zijn sociale wezens. Je gaat de sociale interacties die normaal zijn op kantoor vanzelf missen. Misschien mis je zelfs de reis (en file) naar het kantoor, die er toch even voor zorgde dat je buiten kwam. Zorg er in ieder geval voor dat je nog steeds naar buiten gaat, en onderschat het belang van Vitamine D niet.
8. Virtuele pizza - Dat jullie niet meer in hetzelfde pand zitten, wil niet zeggen dat je niets meer kan doen als team. Was elke vrijdag pizzadag? En organiseerden jullie iedere maand een Dorstige Donderdag? Dat kan nog steeds, alleen moet iedereen nu zelf voor zijn eigen bestelling zorgen. Online samenwerken betekent dat je iets meer moeite moet doen voor sociale teamactiviteiten.
9. Formuleer nieuwe werkwijzen - Bij het verschuiven naar een onlinesamenwerking kunnen alle veranderingen ervoor zorgen dat de samenhang een tik krijgt en dat het team in zekere zin opnieuw gevormd moet worden. Het team zal nieuwe normen en nieuwe werkwijzen moeten formuleren, en het is belangrijk dat het hele team hierachter staat. Wanneer moet je bijvoorbeeld online en beschikbaar zijn en wanneer kun je offline je werk doen? Hoe houden jullie contact? En hoe gaan jullie om met de stijging in het aantal (online) berichten? Stem dit heel goed met elkaar af. (bron: Intermediair)